Tietosuoja

Lyhennetty versio, pitkä laaja rekisteri- ja tietosuojaseloste on saatavissa liiton toimistolta tai rekisterin vastuuhenkilöltä. Päivitetty 20.12.2021.

REKISTERIN PITÄJÄ 

Rautatiealan Unioni RAU ry 
John Stenbergin ranta 6 
00530 Helsinki 
puh. 09 5760 3700 

Rekisterin vastuuhenkilö: Lakimies Maria Säteri, maria.sateri(at)raury.fi, p. 0400 736 910 

Rekisterin yhteyshenkilö jäsenrekisteriä koskevissa asioissa Taru Sundelin-Ojala, taru.sundelin-ojala(at)raury.fi, p. 09 5760 3703. 

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA SALASSAPITO 

Rekisterin tarkoitus on Rautatiealan Unionin jäsenten, henkilökunnan ja muiden yhteistyössä toimivien henkilötietojen käsittely ammattiyhdistystoiminnassa jäsenyysasioiden hoitamiseksi. Ammattiyhdistystoiminnalla tarkoitetaan ammattiyhdistystoimintaan liittyviä yhteisöjä kuten ammattiliittoa, ammattiosastoa, keskusjärjestöä ja työttömyyskassaa sekä ay-toimintaan liittyvää tutkimustoimintaa. 

Jäsentietorekisteriä käytetään jäsenyystietojen varmistamiseksi ja ylläpitämiseksi liiton palveluiden toteuttamiseen. Henkilötiedot kerätään ammattiliiton, ammattiosaston ja ammattiliittoon kuuluvista työttömyyskassan jäsenistä. 

Jäsenrekisterin käyttäjät ovat salassapitovelvollisuuden alaisia eivätkä näin ollen saa luovuttaa saamaansa tietoa eteenpäin rekisterin käyttöoikeuden päättymisenkään jälkeen. Käyttäjätunnus ja salasana on henkilökohtainen eikä niitä saa luovuttaa muille henkilöille. Tietojen katsominen ilman tietosuojaselosteen mukaista perustetta on ehdottomasti kiellettyä. Jäsenrekisteri sisältää arkaluonteiseksi määriteltyjä henkilötietoja. Kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sekä RAU:n tietosuojaselostetta. 

OSAREKISTERIT JA NIIDEN TARKOITUS 

TYÖTTÖMYYSKASSAKÄYTTÄJÄT 

1. Jäsentiedot 
   Jäsentietorekisteriä käytetään jäsenyystietojen varmistamiseksi ja ylläpitämiseksi liiton palveluiden toteuttamiseen. Henkilötiedot kerätään ammattiliiton, ammattiosaston ja ammattiliittoon kuuluvista työttömyyskassan jäsenistä. 

2. Jäsenmaksurekisteri  
   Jäsenmaksujen hallinta työnantaja- ja jäsentasolla 

AMMATTIOSASTOKÄYTTÄJÄT 

1. Jäsentiedot (voimassa olevat jäsenyydet) 
   Jäsentietorekisteriä käytetään jäsenyystietojen varmistamiseksi ja ylläpitämiseksi liiton palveluiden toteuttamiseen. Henkilötiedot kerätään ammattiliiton, ammattiosaston ja ammattiliittoon kuuluvista työttömyyskassan jäsenistä.  

2. Tehtävärekisteri 
   Tehtävätiedot järjestö- ja luottamustehtävissä toimivista henkilöistä 

3. Kurssirekisteri 
   Jäsenten koulutustietojen ylläpito sekä näiden tietojen käyttäminen kurssien hallinnointiin, kurssitilastointeihin sekä kurssirekrytointiin 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ 

TYÖTTÖMYYSKASSAKÄYTTÄJÄT 

Jäseneen liittyviä tietoja kuten: 

• jäsenen henkilö- ja yhteystiedot henkilötunnuksineen  

• ammattiosaston nimi ja siihen liittymispäivämäärä sekä sen numero ja nimi sekä aiemmista ammattiosastoista vastaavat tiedot  

• jäsenyyteen liittyvät perustiedot (kuten uusi/vanha/siirtynyt jäsen, jäseneksi liittymisajankohta, jäsenmaksun perintätapa, jäsenlaji ja sen alkamispäivä)  

Jäsenen työsuhteeseen ja tilitysvelvoitteisiin liittyviä tietoja kuten: 

• työnantajan nimi 

• työsuhteen tiedot (kuten työsuhteen alkamis- ja päättymistiedot) 

• jäsenen antama valtuutus periä ja pidättää työttömyyskassan ja liiton jäsenmaksu sekä näihin liittyvät tiedot (tilittäjänumero, TA-tunnus) 

• itsemaksavan jäsenen itsemaksuvelvoitteen alkamis- ja päättymispäivät 

• jäsenmaksuvapautukseen liittyvät tiedot (kuten vapautuslaji, vapautussyy ja jäsenmaksuvapautuksen alkamis- ja päättymispäivät) 

Jäsenen jäsenmaksuihin ja -maksuvapautustietoihin liittyvät tiedot kuten: 

• työttömyyskassan jäsenmaksun tilittäjän/maksajan nimi 

• työttömyyskassan jäsenmaksun maksujakson alku- ja loppupäivät 

AMMATTIOSASTOKÄYTTÄJÄT 

Oman osaston jäseneen liittyviä tietoja kuten: 

• jäsenen henkilö- ja yhteystiedot sekä syntymäaika  

• ammattiosaston nimi ja siihen liittymispäivämäärä sekä aiemmista ammattiosastoista vastaavat tiedot  

• jäsenyyteen liittyvät perustiedot (kuten uusi/vanha/siirtynyt jäsen, jäseneksi liittymisajankohta, jäsenlaji ja sen alkamispäivämäärä sekä aiemmat jäsenlajit ja niiden alkamis- ja päättymispäivämäärät)  

• asianhoitajan tiedot (osoite, sähköposti) 

Jäsenen työsuhteeseen liittyviä tietoja kuten: 

• työnantajan nimi 

• työsuhteen tiedot (kuten työsuhteen alkamis- ja päättymistiedot) 

Muut jäsenyyteen liittyvät asiat kuten: 

• jäsenen ilmoitus jäsenmarkkinointiluvasta (luovuttaminen/käyttäminen markkinointitarkoituksiin) 

Tehtävärekisteri 

• Järjestötehtävän nimi, osasto, alkamis- ja päättymispäivämäärä ja onko tehtävä aktiivinen.  

• Luottamustehtävän nimi, työnantaja, alkamis- ja päättymispäivämäärä ja onko tehtävä aktiivinen sekä sopimusala ja edustettavien lukumäärä.  

Kurssirekisteri 

• Kurssin nimi, alkamis- ja päättymispäivä, kurssipaikka ja -laji sekä vuosi.  

Rekisterin tietolähteenä on jäseneltä itseltään joko liittymislomakkeessa ja muutospyyntöinä myöhemmin saadut tiedot tai Postilta saadut nimi- ja osoitteenmuutokset.   

TIETOJEN LUOVUTUS 

• Jäsenelle itselleen 

• Jäsenetujen osalta niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista.  

• Liiton vaihdostilanteissa vanhan ja uuden liiton välillä, jos on valtuuttanut tekemään vaihdoksen puolestaan.  

• Tietoja luovutetaan Työttömyyskassa Aarialle jäsenyystarkistusta varten, kun henkilö hakee kassasta korvausta.  

• Tietoja luovutetaan jäsenlehtien tai muiden jäsentuotteiden postittamista varten. 

• Säännönmukaisena tietojen luovutuksena kotimaassa verotukseen tai muuhun viranomaistoimintaan liittyvät tiedot sekä ammattiyhdistystoimintaa koskevaan tutkimus- ja tilastointitoimintaan käytettävät jäsentiedot. 

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

REKISTERIN SUOJAUS 

Rekisteritietoja säilytetään Rautatiealan Unioni RAU ry:n Vitec Avoine Oy:n määräysvaltaan kuuluvassa tietokannassa. Tietokanta on suojattu ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä vain ne liiton palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta se on oleellista sekä Digia Oyj:ssä ja Vitec Avoine Oyj:ssä erikseen määrätyt henkilöt. Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia ja eivät näin ollen saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin palvelusuhteen päättymisenkään jälkeen.  Rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt henkilötietojen oikeaan käsittelyyn. 

Tietokannan ylläpitämisessä ja käyttämisessä noudatetaan Vitec Avoine Oy:n sekä Digia Oyj:n tietoturvakäytäntöohjesääntöjä. Tietoja ei kerätä eikä säilytetä suurempia määriä kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen. Tietoja ei säilytä kauemmin kuin on tarpeen. Tietovälineiden, joilla henkilötietoja käsitellään, turvallinen huolto ja hävittäminen takaavat sen, ettei henkilötietoja päädy luvattomasti kolmansille osapuolille. Tekniset laitteet ja tietoverkko on fyysisesti suojattu, ja ne sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Tietoverkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Pääsy rekisteriin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin pääsy on rajattu vain liiton tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat).