Ohjeet järjestäjälle

Lämpöinen kiitos sinulle ja osastollesi, että olette järjestämässä RAU:n vapaa-ajantapahtumaa. Jotta aiheesta tiedottaminen sujuisi mahdollisimman kitkattomasti ja oikea-aikaisesti, tälle sivulle on koottu ohjeet siihen liittyen.

Liitto avustaa osastoja urheilu- ja harrastetapahtumissa. Liiton urheiluvastaava on Marika Lankinen. Lähestyvistä tapahtumista tiedotetaan jäsenille ja kannatusjäsenille liiton kanavissa ja tapahtumakalenterissa.

Ilmoitus tapahtumasta 

Kun tapahtuma-aika on tiedossa, vastuuhenkilö laittaa siitä tiedon simppelillä tapahtumailmoituksella. Ilmoituksen täyttäminen vie kymmenisen minuuttia. Lomakkeen pohjalta tapahtumatiedot julkaistaan liiton verkkosivuilla ja asiasta tiedotetaan jäsenille. Jos tiedot on saatu kolme kuukautta ennen tapahtumaa, voidaan ne julkaista myös RAU:n lehdessä.

Tapahtuman kuluessa

Liiton toiveena on saada kuvia tai videokuvaa tapahtumasta. Laadusta ja kuvakulmista ei kannata ottaa paineita – ammattikuvaajaa ei tarvita. Kännykkäkamera riittää hyvin kuvausvälineeksi. Tärkeintä on, että joku on vastuussa kuvaamisesta, muuten se unohtuu helposti. Otoksissa halutaan nähdä lajia ja ihmisiä, myös lähiotoksia. 

Tapahtuman jälkeen

Kun tapahtuma on ohi, tiedottamisesta vastannut henkilö raportoi tapahtumasta tapahtumaraportointiin tarkoitetulla lomakkeella. Raportoiminen kannattaa tehdä heti samana tai seuraavana päivänä, sillä tapahtumat unohtuvat herkästi ajan kuluessa.

Kuvat voi toimittaa muistitikulla tai sähköpostilla. Lomakkeelle lisätään lyhyt teksti kuvien kylkeen. Tekstissä tarvitaan vain tieto siitä missä olitte, mitä teitte, ketkä voittivat ja miten kaikki sujui. Runsaampikin tuotos on lämpimästi tervetullut, mutta ei välttämätön.

Tarkemmat ohjeet tapahtumien järjestäjälle löytyy extranetistä.